Как оптимизировали управление заявками и повысили эффективность отдела продаж на 633%

Проблема клиента

Компания столкнулась с несколькими ключевыми проблемами в управлении заявками и сделками:

• - Недостаточная прозрачность по количеству текущих заявок в работе у отдела продаж.
  
  
• - Неравномерное распределение заявок среди менеджеров, что приводило к перегрузке одних и недозагрузке других.
  
  
• - Большое количество сделок, оставленных без внимания, когда после выставления счета клиентам, сделки не продвигались далее и оставались без движения.

Выполненные работы

1. Создали отдельную стадию "Заявка в работе":

Теперь менеджеры вручную перемещают заявки в эту стадию если берут заявки с почты, сайта или мессенджеров. Звонки переходят в эту стадию автоматически.

Руководитель в режиме реального времени видит, какими заявками заняты менеджеры.


2. Разработали и внедрили новое активити (робота) для бизнес-процессов:

В стадии "Квалификация" проверяется каждый сотрудник конкретного отдела на количество заявок в новой стадии "Заявка в работе".
Если у менеджера более 5 заявок в стадии "Заявка в работе", новые заявки распределяются на других менеджеров с меньшим количеством заявок.

Решили проблему неравномерной нагрузки менеджеров. Подчеркнем, что обычная реализация равномерного распределения работает не так идеально, т.к. система не понимает, сколько действительно заявок сейчас ведет менеджер. Наше простое решение устраняет эту проблему.


3. Создали скрипт для проверки сделок на последнее касание:

В существующей стадии клиента "Счет/ заказ отправлен" реализовали проверку последнего касания (сообщение, письмо или звонок).
Если касание было более двух дней назад, сделка возвращается в "Квалификацию" и передается другому менеджеру для дальнейшей работы.

Теперь сделки, по которым были отправлены счета и забыты, не теряются в CRM, а передаются в работу другим менеджерам, пока сделка не будет до конца закрыта.


4. Создали скрипт, обязывающий совершить звонок перед закрытием сделки:

 Сделка не может быть закрыта без успешного звонка клиенту или двух неуспешных звонков.
 Проверяется успешность звонка при завершении сделки, обеспечивая обязательную обратную связь с клиентом перед закрытием сделки.

Тем самым, мы повышаем качество закрытых сделок. Часть сделок удается перевести в успешную, а по другой части мы теперь знаем причину отказа.

Результаты

• - Улучшение прозрачности и равномерное распределение заявок.
  
  
• - Внедрение новой стадии и активити позволило видеть количество текущих заявок в работе и равномерно распределять нагрузку на менеджеров.
  
  
• - Повышение эффективности обработки сделок:
  Автоматическая проверка на последнее касание и обязательные звонки перед закрытием сделок обеспечили постоянное движение сделок и активную работу менеджеров с клиентами.
  
  
• - Рост конверсии и финансовые показатели:
  В день запуска функционала конверсия увеличилась на 633%. по сравнению с предыдущим периодом.

Этот кейс демонстрирует успешное решение проблем клиента, связанное с оптимизацией управления заявками и повышения эффективности работы отдела продаж, что привело к значительному росту конверсии и улучшению финансовых показателей.

Стоимость внедрения скриптов и активити (роботов) для клиента составила всего 40 тысяч рублей, а на сегодняшний день принесла миллионы :)
Данная доработка возможна как на облачных тарифах, так и на коробочных порталах.